De vanligaste kompletteringarna, och hur du undviker dem

Kompletteringar är vanliga i tillståndsansökningar för privat tandvård, och varje kompletteringsrunda förlänger handläggningen. Vi har gått igenom offentliga tillståndsärenden hos IVO för att se vad myndigheten återkommer om, och sammanställt återkommande fallgropar här. Går du igenom dem innan du skickar in har du bättre förutsättningar att undvika onödiga fram- och tillbaka-rundor.

Det här är allmän information, inte juridisk rådgivning i enskilda fall. Mer om hur vi arbetar och varför vi kan säga det här finns på sidan Om Tandvårdstillstånd.se.

De vanligaste kompletteringarna

1. Fältet om anlitande av annan verksamhet lämnas tomt. I ansökningsblanketten ska du ange vilka verksamheter enligt 7 kap. 2 § patientsäkerhetslagen du anlitar, alltså verksamheter som tar emot uppdrag om provtagning, analys eller annan utredning. Anlitar du ingen sådan verksamhet måste du skriva just det. Ett tomt fält läses inte som ett nej, och är en återkommande orsak till komplettering i de ärenden vi gått igenom.
2. Insikten styrks inte på rätt sätt. Företrädarna ska ha insikt i regelverken: patientsäkerhetslagen, tandvårdslagen, patientdatalagen, arbetsrätt och arbetsmiljörätt, samt det ekonomiska regelverk som gäller för bolagsformen. Insikten ska styrkas med kursintyg, examensbevis eller tjänstgöringsintyg. Ett CV räcker inte. Två saker missförstås ofta: insikten måste finnas hos ägare, ledning eller verksamhetschef, inte hos anställd personal, och insikten i det ekonomiska regelverket ska finnas hos någon som sitter i styrelsen.
3. IVO-ID saknas för befintliga mottagningar. Varje mottagning som redan bedriver verksamhet har ett IVO-ID i vårdgivarregistret, och det ska anges. En ny mottagning som ännu inte startat behöver inget. Enkelt att förbise, men efterfrågas ofta.
4. Dispositionsrätten till lokalen är inte styrkt av rätt part. Du ska bifoga hyreskontrakt eller lagfart för samtliga lokaler, och kontraktet måste stå på vårdgivaren, alltså det sökande bolaget. Ägs lokalen av någon annan behövs ett skriftligt medgivande från fastighetsägaren, och i förekommande fall bostadsrättsföreningen, om att lokalen får användas för tandvårdsverksamhet. En vanlig fälla när verksamheten drivs i en struktur med flera bolag: står kontraktet på ett annat bolag än sökanden begär IVO komplettering.
5. Uppgifterna om aktier är motstridiga. IVO jämför handlingarna mot varandra. Om registreringsbeviset från Bolagsverket anger ett antal aktier och aktieboken ett annat, utlöser det en komplettering. Se till att uppgifterna stämmer, och bifoga ett aktuellt registreringsbevis.
6. Ekonomin är inte visad, särskilt vid nystart. Har bolaget historik bedöms de ekonomiska förutsättningarna på årsredovisningarna. Saknar bolaget omsättning, till exempel vid en nystart, begär IVO i stället en resultatbudget och en månatlig likviditetsbudget för första året, inklusive investeringar, med en förklaring av posterna. Det kravet överraskar ofta nystartade bolag. Tänk också på att bara skicka in det som begärs, eftersom handlingarna blir offentliga.
7. Verksamhetschefens ansvar beskrivs för allmänt. IVO vill se vem som utför vilka ledningsuppgifter, konkret. Det räcker inte med en generell mening om att verksamhetschefen "ansvarar för verksamheten". Beskriv det faktiska ansvaret, kvalitet, patientsäkerhet, avvikelsehantering, lex Maria, läkemedel, arbetsmiljö med mera, och vad som eventuellt delegeras till annan legitimerad personal.
8. Kvalitetsledningssystemet beskrivs i vaga ordalag. Skriver du att klagomål hanteras "skyndsamt" eller att återkoppling sker "inom rimlig tid" vill IVO veta exakt vad det betyder hos er, i antal dagar. Beskriv rutinerna konkret: hur klagomål tas emot och besvaras, hur läkemedels utgångsdatum kontrolleras, hur avvikelser utreds. Det är den enskilt viktigaste framgångsfaktorn: verksamhetsnära beskrivningar i stället för standardformuleringar.
9. Intyg saknar giltig kontrollkod. Examensintyg ska gå att kontrollera via Ladok och ha en giltig kontrollkod. Saknas den underkänns intyget och måste skickas in på nytt, vilket fördröjer handläggningen. Bifoga även legitimationsbevis för samtliga legitimerade.
10. Verksamhetens status och övergångsregler är inte styrkta. Vilken tidsfrist som gäller din verksamhet beror på om den var igång före den 1 januari 2026 och om den var anmäld till vårdgivarregistret. Var beredd att styrka detta. Om verksamheten inte var anmäld kan IVO begära exakt datum för när den upphörde att ta emot patienter, med underlag som journalsystem, rapportering till Försäkringskassan eller arbetsgivardeklarationer. Läs mer om grupperna och datumen i guiden.

Den här sammanställningen bygger på offentliga tillståndsärenden och på IVO:s föreskrifter och blanketter. Den beskriver mönster vi sett återkomma, men varje ansökan bedöms utifrån sina egna omständigheter. För hela processen från ansökan till beslut, se guiden.